Die verantwortliche Stelle ist gemäß § 4g Abs. 2 BDSG verpflichtet eine Übersicht der Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu erstellen und dem Datenschutzbeauftragten zur Verfügung zu stellen. Der Datenschutzbeauftragte erstellt daraus das Jedermannverzeichnis. Die Erstellung der Verarbeitungsübersicht kann von der verantwortlichen Stelle z.B. an den Datenschutzbeauftragten delegiert werden. In der Praxis erstellt daher der Datenschutzbeauftragte die Verarbeitungsübersicht und das Jedermannverzeichnis in der Regel selbst.
Der Inhalt der Verarbeitungsübersicht ergibt sich aus § 4e BDSG. Die Verarbeitungsübersicht muss danach folgende Angaben enthalten:
- Name oder Firma der verantwortlichen Stelle,
- Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Datenverarbeitung beauftragten Personen,
- Anschrift der verantwortlichen Stelle,
- Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung,
- eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien,
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen Daten mitgeteilt werden können,
- Regelfristen für die Löschung der Daten,
- eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten,
- eine allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Maßnahmen nach § 9 BDSG (technisch-organisatorische Maßnahmen) zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind.