Gemäß Art. 27 Abs. 1 DSGVO sind nicht in der Europäischen Union niedergelassene Unternehmen in bestimmten Fällen gesetzlich verpflichtet, einen Vertreter in der Union zu benennen, den sogenannten EU-Vertreter.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Pflicht, einen EU-Vertreter zu benennen, gilt für Verantwortliche und Auftragsarbeiter, die in den Anwendungsbereich von Art. 3 Abs. 2 DSGVO fallen. Dies sind Verantwortliche und Auftragsverarbeiter, die regelmäßig Daten verarbeiten und/oder Daten besonderer Art nach Art. 9 oder 10 DSGVO verarbeiten und deren Datenverarbeitung im Zusammenhang damit steht
- betroffenen Personen in der Union Waren oder Dienstleistungen anzubieten und/oder
- das Verhalten betroffener Personen zu beobachten, soweit ihr Verhalten in der Union erfolgt.
Datenverarbeitungen durch Behörden oder öffentliche Stellen sind ausgenommen.
Welche Aufgaben hat der EU-Vertreter?
Der EU-Vertreter wird durch den Verantwortlichen oder den Auftragsverarbeiter beauftragt, zusätzlich zu diesem oder stellvertretend für diesen sämtliche Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung und der Einhaltung der Vorschriften der DSGVO zu beantworten. Der EU-Vertreter agiert dabei als Anlaufstelle für betroffene Personen und Aufsichtsbehörden. Die Benennung eines EU-Vertreters berührt dabei jedoch nicht die Haftung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters nach der DSGVO.
Wie lässt sich diese Pflicht erfüllen und was gilt es zu beachten?
EU-Vertreter können natürliche oder juristische Personen sein, die ihre Niederlassung in einem der Mitgliedsaaten haben, in denen sich die von der Datenverarbeitung betroffenen Personen befinden. Die Bestellung
- muss schriftlich erfolgen und
- ist den betroffenen Personen mitzuteilen (bspw. auf der Unternehmens-Website).
In der Praxis bietet es sich an, eine natürliche oder juristische Person als EU-Vertreter zu benennen, die tiefergehendes Wissen in Sachen Datenschutz und der DSGVO aufweist. Dies ist allein schon deshalb wichtig, da der EU-Vertreter betroffenen Personen wie Aufsichtsbehörden als Anlaufstelle dient. Die beste Möglichkeit ist es daher, sich einen Dienstleister zu suchen, der seinen Sitz in einem EU Mitgliedstaat hat, sich der Funktion eines EU-Vertreters bewusst ist und diese Dienstleistung anbieten kann.
Hier geht’s zum Angebot von PLANIT // LEGAL zur Übernahme der Funktion des EU-Vertreters.