E-Mail und Internet am Arbeitsplatz dienen Unternehmenszwecken. Häufig ist jedoch die private Nutzung gestattet oder geduldet. Für Arbeitgeber kann das erhebliche Einschränkungen des Zugriffs auf betriebliche Informationen bedeuten. Es empfiehlt sich hier im Interesse von Beschäftigten und Arbeitgeber klare Regeln zu schaffen.
1. Orientierungshilfe der Aufsichtsbehörden
Die Konferenz der Aufsichtsbehörde des Bundes und der Länder, der “Düsseldorfer Kreis“ haben sich in ihrer jüngsten Orientierungshilfe [PDF] des lange bekannten aber meist nicht adäquat gelösten Problems der privaten Nutzung betrieblicher IT- und Kommunikationssysteme angenommen. In der Orientierungshilfe wird der aktuelle Meinungsstand zusammengefasst (hierzu 2.), es folgen Empfehlungen und Musterdokumente zur Regelung der E-Mail und Internetnutzung im Betrieb (hierzu 3.).
2. E-Mail und Internetnutzung im Betrieb
Grundsätzlich dienen betriebliche IT- und Kommunikationssysteme im Betrieb dienstlichen Zwecken und dürfen nur mit Gestattung des Arbeitgebers privat genutzt werden. Die Anforderungen an die Gestattung sind jedoch gering. Schon die Duldung über einen gewissen Zeitraum kann im Rahmen einer sogenannten „betrieblichen Übung“ zur Gestattung führen. Die Folgen für den Arbeitgeber können erheblich sein.
Nach Ansicht der Aufsichtsbehörden wird der Arbeitgeber mit der Gestattung der Privatnutzung zum Telekommunikationsanbieter, ist an das Fernmeldegeheimnis gebunden und darf Inhalte und äußere Umstände von Kommunikationsvorgängen nur unter den engen Voraussetzungen des Telekommunikationsgesetzes zur Kenntnis nehmen etwa, wenn dies zum Schutz der Telekommunikationssysteme zwingend erforderlich ist.
Eingeschränkte Zugriffsbefugnisse werden für den Arbeitgeber etwa zum Problem, wenn E-Mail-Kommunikation den handels- und steuerrechtlichen Pflichten entsprechend archiviert werden sollen, Beschäftigte unerwartet abwesend sind oder Inhalte von E-Mail-Kommunikation für (arbeits)rechtliche Auseinandersetzungen relevant sind.
Für die Internetnutzung sind die Einschränkungen des Arbeitgebers regelmäßig weniger existenziell, da der Zugriff auf unternehmensrelevante Informationen meist nicht beeinträchtigt ist. Eingeschränkt sind hier insbesondere die Möglichkeiten der (Missbrauchs)kontrolle privater Internetnutzung.
3. Regelung der Nutzung von E-Mail und Internet
Klare Regeln zur Nutzung von E-Mail und Internet im Unternehmen sind daher für Arbeitgeber essentiell und auch im Interesse der Beschäftigten.
Die (datenschutz)rechtlich sicherste Regelung ist ein Verbot der Privatnutzung betrieblicher IT- und Kommunikationssysteme und deren disziplinarische Durchsetzung. Dieser Weg wird in der Praxis jedoch selten gewählt. Stattdessen gibt es alternative Gestaltungsmöglichkeiten, die eine Privatnutzung betrieblicher IT- und Kommunikationssysteme ermöglichen und Interessen des Arbeitgebers insbesondere an der Verfügbarkeit unternehmensrelevanter Information angemessen schützt. Diese finden sich auch in der Orientierungshilfe.
So kann eine Gestattung der Privatnutzung eingeschränkt erteilt werden oder an Bedingungen geknüpft werden. Eine eingeschränkte Gestattung kommt etwa für die Nutzung des Internets bei gleichzeitigem Verbot der Privatnutzung des E-Mail-Accounts in Betracht. Beschäftigte könnten dann Webmailer zur privaten E-Mail-Kommunikation nutzen; der Arbeitgeber kann E-Mails im dienstlichen Account grundsätzlich ohne Einschränkung archivieren, deren Inhalte zur Kenntnis nehmen und die Nutzung des E-Mail-Accounts im Rahmen der Verhältnismäßigkeit kontrollieren.
Alternativ oder Ergänzend kommen Regelungen zur Protokollierung, Auswertung und zur Kontrolle des Nutzungsverhalten in Betracht, z.B. in einer allgemeinen Anweisung (E-Mail und Internet-Policy) oder einer Betriebsvereinbarung. Diese allgemeine Regelung kann dann durch individuelle Einwilligungserklärungen ergänzt werden, in denen die Gestattung der Privatnutzung von der Zustimmung zu Protokollierung, Auswertung und Kontrolle des Nutzungsverhaltens abhängig gemacht wird.
Bei der Gestaltung sollte darauf geachtet werden, dass der Beschäftigte seine Einwilligung ohne disziplinarische Konsequenzen verweigern kann. Macht er von diesem Recht Gebrauch, darf er betriebliche IT- und Kommunikationssysteme nur dienstlich nutzen.
Bei der Gestaltung interner Regelungen sollten die umfangreichen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung von technischen Systemen beachtet werden, die geeignet sind, das Verhalten von Beschäftigten zu überwachen. Häufig wird daher eine Betriebsvereinbarung zur E-Mail und Internetnutzung das Mittel der Wahl sein.
4. Fazit und Praxisempfehlung
Private E-Mail und Internetnutzung ist in vielen Unternehmen noch nicht angemessen geregelt. Unternehmen sollten daher prüfen, ob sie angemessene Regelungen zur E-Mail und Internetnutzung implementiert haben. Es gilt: Keine Regelung ist die schlechteste Lösung. Die Orientierungshilfe bietet Anregungen zur Abhilfe, die natürlich an die konkreten Gegebenheiten und Interessenlage anzupassen sind.