Unternehmen dürfen personenbezogene Daten von Bewerbern erheben, verarbeiten und nutzen, soweit diese für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Hieraus ergibt sich die grundsätzliche Berechtigung zur Anlage und Verwaltung von Bewerbermappen in Papierform oder elektronisch und zum Betrieb von Bewerberplattformen.
Unternehmen dürfen mit einer Bewerbung übermittelte Bewerberdaten im Lauf des Bewerbungsprozesses anreichern, z.B. um Mitschriften aus Bewerbungsgesprächen, Zeugnisse oder Ergebnisse von Eignungsprüfungen. Mit Abschluss des Bewerbungsprozesses können diese Bewerberdaten in eine Personalakte überführt werden oder müssen bei der Ablehnung des Bewerbers zeitnah gelöscht werden. Üblich ist für den zweiten Fall eine Löschfrist von 3-4 Monaten um sich ggf. gegen Ansprüche wegen Diskriminierung nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können.
Eine längerfristige Speicherung von Bewerberdaten in einer Bewerberdatenbank ist möglich, jedoch nur mit Kenntnis und Einverständnis der betroffenen Bewerber.