Das Scannen und Kopieren von Ausweisen ist in der Wirtschaft noch immer verbreitet. Ausweiskopien werden als Identitätsnachweis verlangt, zur Akte genommen oder eingescannt (z.B. von Onlinediensten, Auskunfteien, Logistikunternehmen, Fitnessstudios). Ist dies ein Verstoß gegen den Datenschutz oder das oft behauptete „Kopierverbot“? Kurz gesagt: In vielen Fällen schon – aber nicht immer. Zum einen gelten für einige Unternehmen Ausnahmeregelungen, die ein Kopieren erlauben. Zum anderen ist zwar Scannen grundsätzlich verboten, aber nicht entschieden, ob dies auch für das reine Kopieren gilt. Ein Beitrag zur Aufklärung.

Zulässigkeit nach PAuswG: Scannen nein, Kopieren u.U. schon

Inwieweit Daten aus dem neuen Personalausweis erhoben werden dürfen, richtet sich nach dem Personalausweisgesetz (PAuswG) – auf das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) kann nicht zurückgegriffen werden. In puncto Scannen und Kopieren sollte das PAuswG eigentlich Klarheit schaffen (s. Gesetzesbegründung):

Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten aus oder mithilfe des Ausweises [darf] künftig nur über die dafür vorgesehenen Wege erfolgen. […] Weitere Verfahren z. B. über die optoelektronische Erfassung („scannen“) von Ausweisdaten oder den maschinenlesbaren Bereich sollen ausdrücklich ausgeschlossen werden.

Im Gesetz ist dieses Verbot aber nur unvollständig oder zumindest unklar zum Ausdruck gebracht worden, nämlich in § 20 Abs. 2 PAuswG. Nach dieser Vorschrift ist – abgesehen vom zulässigen Auslesen des integrierten Chips zum „elektronischen Identitätsnachweis“ (§ 18 PAuswG) – jede Verwendung des Ausweises für einen „automatisierten Abruf“ oder eine „automatisierte Speicherung“ unzulässig. Eindeutig erfasst und damit verboten ist damit aber nur das Scannen zu Speicherzwecken, wie ein Urteil des VG Hannover bestätigt hat (Az. 10 A 5342/11). Ob dies auch das ganz flüchtige Scannen (z.B. im Rahmen eines Kopiervorgangs mit einem modernen Kopierer) erfasst, ist nicht klar; im Zweifel sollte man aber auch dies unterlassen.

Ausdrücklich offen gelassen hat das VG Hannover hingegen, „ob tatsächlich schon das bloße Kopieren von Personalausweisen … verboten ist“. Dies geht aus § 20 Abs. 2 PAuswG eben auch nicht klar hervor. Denn sieht man einmal davon ab, dass moderne Kopiergeräte einen elektronischen Zwischenspeicher haben, so ist das Anfertigen einer Kopie in Papierform als solches eigentlich kein „automatisierter Abruf“ und keine „automatisierte Speicherung“. Solange nicht automatisiert gespeichert wird, sehen daher auch einige Aufsichtsbehörden Spielraum für das Kopieren des Ausweises durch den Inhaber – und in seinem Auftrag durch Dritte (so z.B. NRW und Hamburg; restriktiv hingegen die Informationsbroschüre des ULD Schleswig-Holstein, S. 17). Ein mögliches Einsatzgebiet wäre danach die Identifizierung per Ausweiskopie bei der Geltendmachung von Auskunftsansprüchen, z.B. gegenüber Auskunfteien.

Vertreten wird jedoch auch die Gegenansicht, dass nicht nur das Scannen, sondern auch das Kopieren durch nicht-öffentliche Stellen untersagt sei (abgesehen von den unten genannten Spezialfällen u.a. aus dem Geldwäschegesetz). Als Argument dafür wird z.T. auf die Verfügungsbefugnis der Bundesrepublik als Eigentümerin der Ausweise verwiesen. Ob diese aber ein generelles Kopierverbot ausgesprochen hat, kann man angesichts des § 20 PAuswG m.E. bezweifeln.

Einsetzbarkeit von Kopien aber jedenfalls stark beschränkt

Auch wenn man der Ansicht folgt, nach der Kopien des Personalausweises nicht per se verboten sind, ist die Zulässigkeit aber jedenfalls eng begrenzt.

  • Die Kopie muss dem Zweck des Identitätsnachweises dienen (§ 20 Abs. 1 PAuswG).
  • Wie immer im Datenschutz muss sie hierfür auch erforderlich sein. Bei einer „Identifizierung unter Anwesenden“ ist eine Kopie in aller Regel nicht erforderlich, da hier die Vorlage des Personalausweises genügt. Bei der Identifizierung unter Abwesenden – durch Zusendung einer Kopie – darf die Kopie jedenfalls nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden, was in der Regel für eine sofortige Vernichtung spricht.
  • Teilweise wird verlangt, dass die Kopie als solche kenntlich gemacht ist (z.B. durch handschriftlichen Schriftzug „Kopie“) – wobei man fragen kann, ob überhaupt eine Verwechslungsgefahr zwischen einer Papierkopie und dem Originalausweis besteht (der sich ja als Chipkarte bzw. durch die Schutzhülle deutlich abhebt).
  • Oft kann der Identifizierungszweck auch erreicht werden, wenn nicht benötigte Informationen geschwärzt werden. Hierfür gibt es auch datensparsame Kopierschablonen.
  • Schließlich ist nochmals darauf hinzuweisen, dass natürlich keine automatisierte Speicherung (z.B. als PDF) erfolgen darf. Denn die ist ja – wie das vorhergehende Scannen – eindeutig verboten.

 

Ausnahmeregelungen nach Geldwäschegesetz etc.

Anders ist die Lage dort, wo Spezialgesetze dem PAuswG vorgehen und ausnahmsweise das Kopieren zulassen. Beispiele sind:

  • § 8 Abs. 1 S. 3 Geldwäschegesetz (GWG): danach unterliegen Banken, Kreditinstitute, Versicherungen, aber auch z.B. Steuerberater, Makler oder Rechtsanwälte in bestimmten Fällen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten, die sie durch Aufbewahrung von Ausweiskopien erfüllen können
  • § 95 Abs. 4 S. 2 Telekommunikationsgesetz (TKG): erlaubt Telekommunikationsanbietern das Kopieren von Ausweisen bei Vertragsschluss
  • § 3 Signaturverordnung: aufgrund dieser Vorschrift verlangen Anbieter von Zertifikaten nach Signaturgesetz oft Ausweiskopien
  • auch Behörden sind teilweise zur Erhebung von Kopien befugt (z.B. das Kraftfahrt-Bundesamt bei Einsicht in das Fahreignungsregister, s. § 64 Abs. 1 Nr. 2 Fahrerlaubnis-Verordnung)

Wo es an einer entsprechend eindeutigen Erlaubnis fehlt, sind Kopien hingegen grundsätzlich untersagt (bzw. allenfalls unter den o.g. engen Voraussetzungen erlaubt). Auch gängige Kopier-Praktiken z.B. von Hotels (die sich auf das Meldegesetz berufen) oder bei Altersprüfungen (nach dem Jugendschutzgesetz) sind daher äußerst zweifelhaft.

Ergebnis

Wie so oft ist die Rechtslage für Nichtjuristen leider undurchsichtig. Wenn ein Unternehmen oder eine Behörde von Ihnen eine Ausweiskopie verlangt und Sie Zweifel an der Rechtmäßigkeit haben, sollten Sie sich an ihre zuständige Datenschutzbehörde oder an einen Rechtsanwalt wenden.