Digitalisierung macht es möglich, dass viele Tätigkeiten von zu Hause aus dem Home Office erledigt werden können. Mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie wurde sprichwörtlich über Nacht dafür flächendeckende Infrastruktur geschaffen und Home Office gelebte Realität. Digitalisierung hat so die Arbeitsfähigkeit in vielen Unternehmen erhalten. Aus nachvollziehbaren Gründen wurden dabei rechtliche Anforderungen selten mit höchster Priorität behandelt. Home Office wird uns über das Ende der COVID-19-Pandemie hinaus erhalten bleiben. Grund genug, rechtssichere Rahmenbedingungen für diesen neuen Goldstandard der Arbeitswelt zu schaffen.
Rechtliche Herausforderungen bei Tätigkeiten im Home Office
Rechtliche Anforderungen an die Gestaltung von Tätigkeiten im Home Office ergeben sich insbesondere aus dem Arbeits- und Datenschutzrecht.
- Technisch organisatorischer Datenschutz: Bei Tätigkeiten von Beschäftigten im Home Office für den Arbeitgeber ergeben sich technische und organisatorische Herausforderungen. So müssen Beschäftigte zu datenschutzkonformem Verhalten angehalten werden und technische Lösungen für den Schutz personenbezogener Daten geschaffen werden. Bei Nachlässigkeiten drohen Datenschutzverstöße, die mit empfindlichen Bußgeldern sanktioniert werden können.
- Anforderungen von Auftraggebern: In unserer arbeitsteiligen und vernetzten Arbeitswelt enden Wertschöpfungsketten nicht mehr am eigenen Werkstor. Auch kleine und mittelständische Unternehmen sind in globale Wirtschafts- und Warenströme eingebunden, die immer auch eine digitale Perspektive haben. Nur wenn man hier nachweisbar sorgfältig handelt, wird man als vertrauenswürdiger Digitalpartner wahrgenommen. Digital Trust Management ist daher Schlüssel zu dauerhaftem Erfolg – nicht nur in der klassischen Digital Branche. Ein Baustein ist die rechtssichere Einbindung außerhalb der eigenen Geschäftsräume tätiger Personen etwa im Home Office. Hier lohnen sich technische und organisatorische Anstrengungen.
- Kollektives und individuelles Arbeitsrecht: Der Arbeitgeber kann Arbeitsmittel, Arbeitsinhalt und Arbeitsort bestimmen. Damit berührt er naturgemäß Interessen der Beschäftigten und unterliegt diversen arbeitsrechtlichen Anforderungen. So muss etwa die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an Arbeitsschutz und Arbeitszeit auch im Home Office sichergestellt werden. Abhängig von der Ausgestaltung können zudem Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates betroffen sein.
Die rechtssichere Gestaltung des Home Office ist möglich, wird aber nur gelingen, wenn dieses Thema aktiv gemanagt wird
- Für technische Herausforderungen müssen technische Lösungen gefunden und umgesetzt werden. In organisatorischer Hinsicht gilt es, klare und verständliche Regelungen zu schaffen. Zentraler Baustein hierfür ist eine Home Office Richtlinie, mit der allgemeine organisatorische Anforderungen definiert werden. Damit diese Anforderungen in der Belegschaft ankommen und gelebt werden können, müssen sie zudem klar kommuniziert werden. Beschäftigte sollten daher zum Datenschutz allgemein und dem Datenschutz im Home Office geschult werden.
- Nicht alle Maßnahmen eines Home Office Konzeptes lassen sich einseitig festlegen. Belastbare arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen erfordern daher in der Regel auch eine Vereinbarung mit den Beschäftigten, etwa zu Umfang und Inhalt von Kontrollen am Arbeitsplatz im Home Office. Hier empfiehlt sich eine Vereinbarung zum Home Office mit den Beschäftigten zur Ergänzung des Arbeitsvertrages abzuschließen.
- Besteht in ihrem Unternehmen ein Betriebsrat, müssen zudem Informations- und Mitbestimmungsrechte beachtet werden. Der Abschluss einer Betriebsvereinbarung zum Home Office kann dann Alternative oder sinnvolle Ergänzung zu einer Home Office Richtlinie sein.
Schritte auf dem Weg zur rechtssicheren Home Office Gestaltung
Am Anfang der rechtssicheren Home Office Gestaltung stehen wie bei jedem Digitalisierungsthema eine Bestandsaufnahme und Zielbestimmung. Stellen Sie sich also die Fragen, ob und in welchem Umfang bereits Tätigkeiten im Home Office stattfinden, welche Tätigkeiten in welchem Umfang im Home Office stattfinden sollen und schaffen Sie dafür klare
Regelungen. Zweckmäßige Bausteine dafür sind eine Home Office Richtlinie, eine Vereinbarung zum Home Office mit den Beschäftigten und in Mitbestimmten Unternehmen ggf. auch eine Betriebsvereinbarung zum Home Office.